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Protezione dati

Il nuovo Regolamento Europeo - Regolamento (UE) 2016/679 - GPDR (deliberato dal Parlamento Europeo - L. 119), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati è stato pubblicato sulla GUUE del 4 maggio 2016 e ha assunto piena efficacia operativa dal 25 maggio 2018. 
La nuova normativa, che definisce il diritto alla protezione dei dati personali come un diritto fondamentale, impone ai Titolari dei trattamenti una serie di adempimenti, espressi nei concetti di privacy by design e privacy by default, per garantire misure di tutela e garanzia dei dati trattati secondo il principio di responsabilizzazione.

L’Università degli Studi di Firenze, al fine di assicurare un livello adeguato di protezione dei dati delle persone fisiche, si impegna a trattarli tenendo conto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità, riservatezza e responsabilizzazione.

Nel dare seguito all’applicazione del Regolamento 2016/679, l’Ateneo ha definito un modello organizzativo e individuato i trattamenti dei dati.

L’Ateneo con delibera del Consiglio di Amministrazione del 23 dicembre 2020 ha nominato il Responsabile per la protezione dai dati per il triennio 2021-2023 coadiuvato dall'Ufficio funzionale di supporto, costituito da personale con professionalità tecnico-informatiche, giuridiche, organizzative e amministrative per sostenere le varie strutture di Ateneo nell’adeguare le proprie procedure al GDPR.

Nella delibera è stata aggiornata l’organizzazione per la protezione dati nella quale sono indicati i soggetti preposti al trattamento dati e all’adempimento delle prescrizioni normative e i loro ruoli:

Delegati:

  • i Dirigenti delle Aree dell’amministrazione centrale
  • i Direttori dei Centri di Servizio
  • i Responsabili amministrativi dei Dipartimenti relativamente ai dati personali trattati nella gestione amministrativa delle rispettive strutture
  • i Direttori dei Dipartimenti nella funzione di sorveglianza generale sul regolare andamento delle attività didattiche e di ricerca - Art. 16 lett. g) Regolamento di Ateneo dei Dipartimenti
  • i Presidenti delle Scuole.

Referenti per la protezione dati:

  • i titolari di posizioni organizzative relative alle unità organizzative afferenti alla varie Aree o Centri di servizio (Unità di processo, Unità Funzionali, Biblioteche, sezioni museali) o di altre strutture comunque subordinate ad una delle figure designate Delegato
  • i Responsabili di progetti di ricerca.

Incaricati del trattamento:

  • il personale strutturato (personale tecnico amministrativo, personale docente e ricercatore) documentalmente assegnato ad un’unità organizzativa / struttura / dipartimento deputata a compiere operazioni di trattamento sui dati personali in possesso dell’Ateneo
  • qualunque persona fisica che, a seguito di atto di assegnazione anche temporaneo (collaborazioni coordinate e continuative, contratti a progetto, 150 ore per studenti, stage, volontari del servizio civile, dottorandi, borsisti, tutor, assegnisti di ricerca, ecc.) si trovi ad afferire ad un’unità organizzativa / struttura / dipartimento deputata a compiere operazioni di trattamento sui dati personali trattati dall’Ateneo per i trattamenti e le finalità di pertinenza di ciascuna unità organizzativa / struttura / dipartimento, individuate nel Registro delle attività di trattamento.

Le condizioni di liceità, ai sensi dell'art. 6 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (regolamento UE 679/2016) o GDPR, sulle quali l’Ateneo, ente pubblico, effettua i propri trattamenti dei dati (all’interno dell’organizzazione universitaria), possono essere:

  • Trattamenti necessari in esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso;
  • Trattamenti per adempiere un obbligo legale;
  • Trattamenti per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri;
  • Trattamenti per legittimo interesse dell'Università, se non prevalgono gli interessi, diritti e libertà fondamentali dell'interessato, specie se minore.

Anche in forza di regolamenti o bandi dell'Ateneo, i trattamenti dei dati, che non rientrino in tali basi giuridiche, possono essere effettuati su consenso dell'interessato. 
L’Università potrebbe in caso di emergenza trattare i dati personali per la salvaguardia di interessi vitali dell’interessato o di altra persona fisica.

Il GDPR prevede, tra gli altri, il diritto degli interessati di essere informati (per iscritto o con altri mezzi, anche, se del caso, con mezzi elettronici) dell'esistenza di un trattamento e delle sue finalità. Lo strumento con cui si attua tale diritto è l’informativa.

Ogni informativa, in conformità al GDPR, contiene: 

  • i dati e i contatti del Titolare del trattamento e del Responsabile della protezione dati, che per l'Università degli Studi di Firenze sono:
    • Titolare del trattamento: Università degli Studi di Firenze, nella persona della Rettrice Prof.ssa Alessandra Petrucci quale rappresentante legale. Contatti: tel. 055 27571, e-mail urp(AT)unifi.it, pec ateneo(AT)pec.unifi.it     
    • Responsabile della protezione dati: Dott. Massimo Benedetti. Contatti: tel. 055 2757667, e-mail privacy(AT)adm.unifi.it, pec protezionedati(AT)pec.unifi.it
  • finalità e la base giuridica del trattamento;
  • le categorie di dati trattati;
  • la natura del conferimento dei dati;
  • la fonte dei dati;
  • le modalità del trattamento;
  • le categorie di destinatari dei dati e l’eventuale loro trasferimento;
  • il periodo di conservazione dei dati;
  • i diritti degli interessati.

 

Le principali informative sul trattamento dei dati rivolte a coloro che conferiscono i propri dati personali all’Ateneo fiorentino distinte per categorie, sono:

Centro Linguistico di Ateneo

  • Informativa per il trattamento dei dati personali degli utenti dei servizi offerti dal Centro Linguistico di Ateneo (CLA) (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali degli utenti delle piattaforme Moodle - Claonline e Cla-verifiche del Centro Linguistico di Ateneo (CLA) (pdf)

Comitato Unico di Garanzia per le pari opportunità, la non discriminazione e il benessere di chi lavora (CUG)

  • Informativa per il trattamento dei dati personali nell’ambito delle funzioni istituzionali del CUG (pdf)

COVID 19

  • Informativa per il trattamento dei dati personali e categorie particolari di dati personali per l’applicazione del protocollo di sicurezza COVID 19 (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali e categoria particolari di dati personali nelle operazioni di verifica dell’obbligo vaccinale (pdf)
  • Informativa per le operazioni di verifica del Green Pass (pdf)

CSAVRI

  • Informativa per il trattamento dei dati nell'ambito della newsletter informativa del Centro Servizi di Ateneo per la Valorizzazione della Ricerca e la gestione dell'Incubatore (CsaVRI) (pdf)

Customer satisfaction e altre indagini

  • Informativa per il trattamento dei dati personali raccolti durante indagini di customer satisfaction (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali del personale tecnico amministrativo da intervistare ai fini delle indagini sul benessere organizzativo (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali raccolti durante le indagini di gradimento effettuate dalla da Vinci European BioBank (daVEB) (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali (ed eventuali categorie particolari di dati) nell’ambito di indagini statistiche e conoscitive (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali e alle categorie particolari di dati personali nell’ambito delle indagini conoscitive per la rilevazione del benessere e del contrasto alle discriminazioni e molestie all’interno della comunità universitaria (pdf)

Eventi

  • Informativa per il trattamento dei dati personali di soggetti che si iscrivono ad eventi informativi e divulgativi delle attività culturali, didattiche e di ricerca dell’Università degli Studi di Firenze che prevedono riprese fotografiche audio e video (pdf)
  • Liberatoria per pubblicazione foto e video (pdf)
  • Liberatoria per pubblicazione foto e video (in caso di minore) (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali di soggetti che si iscrivono ad eventi informativi e divulgativi all’interno della manifestazione “La Notte europea delle Ricercatrici e dei Ricercatori" (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali e categoria particolari di dati personali per la partecipazione e la gestione dell’evento “Le Memorie di Villa La Quiete” (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali di soggetti che partecipano alla Manifestazione di interesse per gli eventi del Centenario dell'Ateneo (pdf)

Formazione

  • Informativa per il trattamento dei dati personali e categorie particolari di dati per l’erogazione di formazione on line attraverso piattaforme di webconference, e liberatoria per la pubblicazione delle immagini (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali di soggetti interessati ad iscriversi a corsi di formazione ed aggiornamento procedure offerti dall’Università degli Studi di Firenze (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali degli utenti della piattaforma E-learning – Moodle (pdf) - aggiornata il 23 maggio 2023
  • Informativa per il trattamento dei dati personali di soggetti interessati a usufruire dei corsi di informatica erogati da SIAF (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali e categorie particolari di dati per l'erogazione di formazione online attraverso la piattaforma Google Meet (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali e categoria particolari di dati personali per la formazione online in materia di sicurezza (pdf)

Newsletter UnifiMagazine

  • Informativa Newsletter Unifi Magazine (pdf)

Personale

  • Informativa per il trattamento dei dati personali del personale docente, ricercatore, tecnico amministrativo strutturato dell’Università degli studi di Firenze - (pdf)

Piano Nazionale Ripresa Resilienza (PNRR)

  • Informativa per il trattamento dei dati personali dei partecipanti al bando per la selezione di proposte progettuali da finanziare nell’ambito del programma di ricerca del progetto “Cultural Heritage Active Innovation for Next-Gen Sustainable Society (CHANGES)” (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali dei partecipanti al bando per la selezione di proposte progettuali da finanziare nell’ambito del programma di ricerca del progetto “Age-It – Ageing well in an ageing society” (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali dei partecipanti al bando per la selezione di proposte progettuali da finanziare nell’ambito del programma di ricerca del progetto “Multi-Risk sciEnce for resilienT commUnities undeR a changiNg climate (RETURN)” (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali dei partecipanti al bando per la selezione di proposte progettuali da finanziare nell’ambito del programma di ricerca dell’ecosistema dell’innovazione “THE - TUSCANY HEALTH ECOSYSTEM” (pdf)

Ricerca

  • Informativa progetto di ricerca: L’impatto del carico mentale sulla produttività e scelte occupazionali in Italia (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali nell’ambito del questionario conoscitivo per il progetto TUSS (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali e le categorie particolari di dati personali dei partecipanti all’avviso per reclutamento volontari per il progetto ERC-“GENPERCEPT” (pdf)

Selezioni

  • Informativa per il trattamento dei dati personali di soggetti interessati a partecipare a procedure di reclutamento del personale o a procedure di selezione per l’ammissione a corsi a numero programmato o per il conferimento di assegni di ricerca, borse di studio, incarichi di collaborazione e/o insegnamento (pdf) - aggiornato 25 ottobre 2023
  • Informativa per il trattamento dei dati personali di soggetti nominati membri di commissioni di concorso o selezioni (pdf)

Servizi Informatici

  • Informativa per i trattamenti di dati personali effettuati nell’ambito dell’erogazione dei servizi offerti agli Utenti attraverso i sistemi informatici dell’Ateneo (pdf)

Sistema Museale di Ateneo

  • Informativa per il trattamento dei dati personali dei visitatori e degli interessati al Sistema Museale di Ateneo (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali e categorie particolari di dati personali dei visitatori del Museo La Specola dal 22 al 25 febbraio 2024 (pdf)

Social media

  • Liberatoria: autorizzazione per la pubblicazione di foto e video (doc - pdf)
  • Informativa per i trattamenti di dati personali effettuati in contitolarità con Facebook Ireland nell’utilizzo di Insights della pagina (pdf) 

Store Unifi

  • Informativa per il trattamento dei dati collegati alla concessione del marchio e del dominio store.unifi.it per la vendita di prodotti Unifi (pdf)

Studenti

  • Avviso in merito alla possibilità di effettuare registrazioni audio/video durante le lezioni universitarie (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali degli utenti che intendono immatricolarsi ai corsi di studio e degli studenti, laureandi, laureati, borsisti, specializzandi e dottorandi dell’Università degli Studi di Firenze (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali degli studenti con disabilità o DSA che intendono accedere ai servizi di tutorato, assistenza, inclusione sociale (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali di utenti che usufruiscono dei servizi di orientamento in ingresso, in itinere ed in uscita (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali raccolti durante l’indagine di customer satisfaction del servizio mensa universitaria (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali degli studenti che svolgono esami di profitto in forma scritta da remoto (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali degli studenti nell'ambito dell'attività di ricerca sulle dinamiche occupazionali in collaborazione con il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali degli studenti nell’ambito della convenzione per l’agevolazione tariffaria per i servizi di trasporto pubblico locale (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali di studentesse e studenti nell'ambito di campagne di comunicazione istituzionale (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali nell’ambito del progetto SPARK 2024 (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati personali dei partecipanti al bando Premio per la migliore tesi di Laurea Magistrale in ricordo di Guido Galli (pdf)

Terzi e Collaboratori

  • Informativa per il trattamento dei dati personali di operatori economici (o loro legali rappresentanti) interessati a partecipare a  procedure di scelta del contraente, fornitori di beni e servizi, fornitori di attività di job placement e tirocinio, collaboratori esterni (pdf)
  • Informativa per il trattamento dei dati nell’ambito della gestione delle mailing list di Ateneo contenenti dati di terzi (pdf)

Unifi Alumni

  • Informativa per il trattamento dei dati personali dei soggetti coinvolti nel progetto Unifi Alumni (pdf)

Valutazione della Produzione Scientifica

  • Informativa sull’adozione del Sistema di Supporto alla Valutazione della Produzione Scientifica degli Atenei (pdf)

Videosorveglianza

  • Informativa per il trattamento dei dati personali degli utenti raccolti mediante i sistemi di videosorveglianza installati presso i locali dell’Università degli Studi di Firenze - aggiornata il 5 aprile 2023 (pdf)

Welcome Service

  • Informativa per il trattamento dei dati personali degli utenti che richiedono la disponibilità di alloggio nelle strutture ricettive con prenotazione a cura dell’ufficio Servizi agli ospiti stranieri – Welcome Service (pdf)

Whistleblowing

  • Informativa per il trattamento dei dati personali e categoria particolari di dati personali per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite - Whistleblowing (pdf) - aggiornata il 29 gennaio 2024

Per richiedere l'accesso o la cancellazione dei dati in possesso dell'ateneo, da parte degli interessati, utilizzare il modulo per l’esercizio dei diritti garantiti agli interessati dal GDPR.

 

  • Modello per l'esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali (pdf)
  • Etica e Protezione dati. Documento redatto da un gruppo di esperti su richiesta della Commissione europea (DG Ricerca e innovazione) che e mira a sensibilizzare la comunità scientifica, e in particolare con i beneficiari dei progetti di ricerca e innovazione dell'UE (pdf)
  • Guida all'applicazione del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (pdf)
  • Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l'adeguamento dell'ordinamento nazionale al regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonche' alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE - D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196
  • Garante per la protezione dei dati personali
  • Il Titolare del trattamento, il Contitolare e il Responsabile del trattamento nella protezione dei dati personali. Brevi cenni ai loro obblighi e alle domande da porsi per una corretta gestione dei dati personali prima di iniziare le attività di trattamento (pdf)